Pon maakt externe ICT'er intern

'Je hebt bij elke verandering kans dat de ict een dip krijgt'

Veel organisaties willen kosten besparen door minder externen te laten werken. Toch lukt dat vaak met moeite. Externe medewerkers hebben veel kennis en lijken niet vervangbaar. Auto-importeur Pon zette in vier jaar tijd een ict-afdeling met 45 medewerkers op. Ook werden contracten met externe partijen opnieuw bekeken.

Auto-importeur Pon had tot 2005 relatief weinig eigen ict'ers in dienst. Het beheer van applicaties, infrastructuur en de bijbehorende migraties was uitbesteed aan externe partijen. 'We waren volstrekt afhankelijk van externen', zegt Herman Hendrikson. Hij was tot augustus manager p&o bij de organisatie. Het bedrijf besloot het aantal externen terug te dringen en een interne ict-regieorganisatie op te zetten. Deze afdeling is het aanspreekpunt voor interne klanten en externe leveranciers. 'Je moet een duidelijke visie hebben als je het aantal externen naar beneden wilt brengen', zegt ict-manager Albert de Bree. 'Als wij hadden besloten alle ict intern te maken, dan was het plan nooit goedgekeurd door het management. We hebben daarom gezocht naar een model dat werkt.' De nieuwe structuur zou de kosten met 10 tot 15 procent omlaag brengen. 'Dat moet je dan natuurlijk ook verankeren in de budgetten', aldus De Bree.
De nieuwe structuur hield in dat voor de interne regieorganisatie ongeveer 25 mensen moesten worden aangenomen. Daarnaast zou er een projectorganisatie komen waar nog twaalf ict'ers komen te werken. En verder werden voor de operationele beheerwerkzaamheden contracten met externe partijen gesloten. De bestaande contracten werden opnieuw onder de loep genomen. 'Bedrijven zijn soms bang om dergelijke stappen te nemen. Je hebt natuurlijk bij elke verandering de kans dat de ict een dip krijgt', zegt Hendrikson. 'Toen het management na elke verandering merkte dat de ict goed bleef draaien, groeide het vertrouwen.'

Dagelijks werken

En dan zit er bij al die externen nog een hoop kennis. Vaak kunnen bedrijven zich niet permitteren deze kennis kwijt te raken. 'Er waren externen die er al jaren dagelijks werkten. We zijn met deze mensen om tafel gaan zitten en ze een aanbod gedaan', zegt Hendrikson. Die gesprekken gingen niet altijd even gemakkelijk. De auto-importeur legde een goed loonvoorstel voor, dat vaak toch lager was dan het salaris dat de medewerker kreeg toen hij nog extern was. 'We hebben een koers bepaald en daaraan vast gehouden. De externe medewerkers kwamen in beweging op het moment dat ze merkten dat we niet van de ingeslagen koers afweken en we medewerkers van hetzelfde kaliber konden aannemen', zegt Hendrikson. De organisatie heeft hiermee uiteindelijk veel geld bespaard, doordat uiteindelijk ongeveer twaalf externen in dienst kwamen. 'Als je mensen op de afdeling hebt die anders worden beloond voor hetzelfde werk, kun je dat niet met droge ogen blijven uitleggen aan de rest van de afdeling', zegt Hendrikson.

Naast een vast contract aanbieden aan externe medewerkers, ging het bedrijf ook op zoek naar nieuwe medewerkers. Daarvoor schakelde het de hulp van recruiter Michael Page in. Pon koos bewust voor ervaren mensen. 'We hadden niet de tijd en het geduld om jonge ict'ers op te leiden. We wilden snel enorme stappen maken en dan kun je die tijd niet nemen', zegt Hendrikson. Het werven van die ervaren ict'ers lukte niet meteen. Hendrikson: 'Uiteindelijk hebben we meer wervingsbureaus ingeschakeld. En we hebben ook vacatureteksten aangepast.' De Bree vult aan: 'We bleken bijvoorbeeld heel Hollandse functietitels te gebruiken zonder opsmuk, zoals beheerder. Maar eigenlijk hield de functie veel meer in dan dat. Dat hebben we aangepast.'

Andere werkzaamheden

In de afgelopen vier tot vijf jaar is er voor de ict'ers van Pon veel veranderd. Er kwamen veel nieuwe medewerkers bij en werkzaamheden werden anders. Toch is in deze vijf jaar niemand vertrokken. 'Dat mensen blijven en niet weggaan bij zoveel veranderingen is uniek', zegt Ramon de Meijer van Michael Page. Volgens hem zegt het wat over het goede tempo waarmee het bedrijf de veranderingen heeft doorgevoerd. 'We hebben niet meer dan vier tot vijf nieuwe mensen per jaar aangenomen, om zo ook te zorgen voor de benodigde begeleiding vanuit de bestaande groep', zegt Hendrikson.
Een nieuwe uitdaging is het aantal externen zo laag mogelijk te houden. Om niet afhankelijk te worden van de kennis die de mensen hebben, wordt bijvoorbeeld in paren gewerkt. 'Door er iemand naast te zetten, kan een medewerker zijn kennis te delen. Je bent zo niet meer afhankelijk van het individu', zegt De Bree. Uiteindelijk is het aan het management om de nieuwe strategie vast te houden. De Bree: 'De leidinggevenden zijn nu altijd de constante factor geweest. Als een nieuw management met nieuwe ideeën komt, kan er een nieuwe visie komen. Voorlopig houden we aan deze vast.'